Módulo 21: Gestión de Personal y Formación

Control Total de Competencias, Capacitaciones y Desarrollo del Talento

Sistema integral para gestionar personal, puestos de trabajo, competencias, formaciones, evaluaciones de desempeño y polivalencias. Cumplimiento ISO 9001:2015 (cláusula 7.2), trazabilidad completa y desarrollo del capital humano.

Características Principales del Módulo

Gestión de Personal
Ficha Completa de Empleados

Registre cada empleado con toda su información: datos personales, puesto de trabajo actual, sección/departamento, fecha de ingreso, titulación académica, experiencia previa, competencias adquiridas y documentación personal (CV, contratos, títulos).

  • Datos personales completos
  • Puesto y departamento
  • Titulación y experiencia
  • Documentación adjunta
  • Historial completo
Puestos de Trabajo
Descripciones y Requisitos

Defina cada puesto de trabajo: denominación, sección, responsabilidades, competencias requeridas, formaciones necesarias, documentos aplicables (procedimientos, instrucciones) y equipos/máquinas que maneja. Base para ISO 9001 cláusula 7.2.

  • Descripción detallada
  • Competencias requeridas
  • Formaciones obligatorias
  • Documentos aplicables
  • Equipos asignados
Registro de Formaciones
Capacitaciones y Reciclajes

Planifique y registre todas las formaciones: internas, externas, específicas por puesto, generales (PRL, calidad, medio ambiente), técnicas, de producto... Incluya temario, instructor, fecha, duración, asistentes, evaluación y certificados en PDF.

  • Formaciones internas/externas
  • Temario completo
  • Control de asistencia
  • Evaluaciones y exámenes
  • Certificados adjuntos
Gestión de Competencias
Conocimientos y Habilidades

Defina las competencias clave de su organización: técnicas (soldadura, programación CNC, análisis químico...), generales (liderazgo, trabajo en equipo, comunicación...). Asigne competencias a puestos y evalúe el nivel de dominio de cada empleado.

  • Catálogo de competencias
  • Competencias técnicas
  • Competencias generales
  • Niveles de dominio
  • Matriz competencias x puestos
Evaluaciones de Desempeño
Valoración de Rendimiento

Realice evaluaciones periódicas del desempeño: defina criterios de evaluación (objetivos cumplidos, calidad del trabajo, iniciativa, colaboración...), registre evaluaciones con puntuaciones, comentarios y feedback. Identifique necesidades de formación.

  • Criterios personalizables
  • Evaluaciones periódicas
  • Puntuaciones y comentarios
  • Feedback documentado
  • Planes de mejora
Polivalencias
Flexibilidad y Cobertura de Ausencias

Registre qué empleados pueden desempeñar múltiples puestos de trabajo. Identifique polivalencias (Operario A puede sustituir a Operario B en producción). Planifique rotaciones y cubra ausencias sin pérdida de capacidad operativa.

  • Matriz empleados x puestos
  • Puestos primarios/secundarios
  • Cobertura de ausencias
  • Rotaciones planificadas
  • Flexibilidad operativa

Flujo de Trabajo

Proceso completo de gestión del capital humano y desarrollo del talento

1

Definición de Estructura Organizativa

Cree las secciones/departamentos (Producción, Calidad, Compras, Mantenimiento, Administración, RRHH...) y defina los puestos de trabajo dentro de cada sección: Operario Producción, Jefe de Producción, Técnico Calidad, Responsable Compras, Director General... Para cada puesto, describa: responsabilidades, competencias requeridas, formaciones necesarias, documentos aplicables (procedimientos, instrucciones de trabajo) y equipos/máquinas que maneja. Esto cumple con ISO 9001 cláusula 7.2 (Competencia).

2

Alta de Personal

Registre cada empleado: nombre completo, DNI/NIE, fecha de nacimiento, fecha de ingreso, puesto de trabajo asignado, sección, tipo de contrato, titulación académica (ESO, FP, Grado, Máster...), experiencia previa, contacto (email, teléfono). Adjunte documentos personales: CV, certificado de título, contrato laboral, informe de reconocimiento médico. El sistema asigna un código único a cada empleado para trazabilidad.

3

Asignación de Competencias

Defina el catálogo de competencias de su organización: Soldadura MIG/MAG, Programación CNC, Análisis Químico, Liderazgo de Equipos, Atención al Cliente, Uso de ERP, Gestión de Proyectos, Auditoría Interna ISO... Para cada competencia, especifique niveles de dominio: 1=Básico, 2=Intermedio, 3=Avanzado, 4=Experto. Asigne las competencias requeridas a cada puesto de trabajo (ej: Operario Soldadura requiere Soldadura MIG/MAG nivel 3, Lectura de planos nivel 2). Luego, asigne las competencias que cada empleado domina y su nivel actual.

4

Planificación de Formaciones

Identifique necesidades de formación: empleados sin competencias requeridas, reciclajes periódicos (PRL, calidad, medio ambiente), nuevos productos, cambios normativos, mejora de habilidades... Planifique formaciones: internas (impartidas por personal propio, ej: formación en nuevo proceso de producción) o externas (cursos en centros especializados, ej: soldadura avanzada, auditor líder ISO 9001). Para cada formación planificada: defina título, temario, instructor, fecha, duración, puestos/empleados destinatarios y objetivo (adquirir competencia X, renovar certificación Y...).

5

Realización de Formaciones

Ejecute la formación planificada: registre asistentes (firma de asistencia digital o lista en papel escaneada). Al finalizar, si es formación técnica, realice evaluación: examen teórico/práctico, nota obtenida. Adjunte el certificado de formación en PDF: diploma del centro externo (si es formación externa) o certificado de formación interna (genera el sistema). Actualice las competencias del empleado: si aprobó la formación de Soldadura Avanzada, ahora tiene competencia "Soldadura MIG/MAG nivel 3". Trazabilidad total: quién formó a quién, cuándo, con qué resultado.

6

Evaluaciones de Desempeño

Realice evaluaciones periódicas del desempeño (anual, semestral...): el responsable directo (Jefe de Producción evalúa a sus operarios) valora al empleado según criterios predefinidos: cumplimiento de objetivos (1-5), calidad del trabajo (1-5), iniciativa y proactividad (1-5), trabajo en equipo (1-5), asistencia y puntualidad (1-5). Incluya comentarios: "Buen desempeño en montaje, mejorar en soldadura". Identifique necesidades de formación: "Requiere curso de soldadura avanzada para mejorar calidad". Registre la evaluación con fecha, evaluador y firma (digital o escaneada). El empleado visualiza su evaluación y puede añadir comentarios.

7

Gestión de Polivalencias

Identifique qué empleados pueden desempeñar múltiples puestos: Operario A (puesto primario: Soldadura) puede también hacer Montaje (puesto secundario) si es necesario. Operario B (puesto primario: Programación CNC) puede sustituir en Metrología. Esto permite cubrir ausencias (bajas, vacaciones) sin pérdida de capacidad productiva. El sistema muestra la matriz de polivalencias: tabla cruzada empleados x puestos indicando quién puede hacer qué. Planifique rotaciones para mantener competencias activas: Operario A rota 1 día/semana a Montaje para no perder práctica.

8

Auditorías ISO y Cumplimiento

En auditorías ISO 9001 (cláusula 7.2 Competencia), el auditor solicita: "Muéstrame evidencias de que el personal está capacitado para sus puestos". El Responsable de RRHH muestra en pantalla: puesto de trabajo "Operario Soldadura" → competencias requeridas (Soldadura MIG/MAG nivel 3, Lectura planos nivel 2) → empleados que ocupan ese puesto → para cada empleado, competencias actuales (coinciden con requeridas) → formaciones recibidas para adquirir esas competencias (curso de Soldadura MIG/MAG con certificado adjunto). Auditor verifica trazabilidad completa: descripción del puesto → competencias → formación → evaluación → competencia adquirida. Auditor: "Conformidad cláusula 7.2, evidencias completas".

Beneficios Clave

Cumplimiento ISO 9001:2015 Cláusula 7.2

Evidencias completas de competencia del personal: descripciones de puesto, competencias requeridas vs. actuales, formaciones recibidas, evaluaciones de desempeño. Auditorías sin hallazgos en gestión del talento.

Trazabilidad Total

Histórico completo de cada empleado: formaciones recibidas, competencias adquiridas, evaluaciones de desempeño, cambios de puesto. Registros inalterables con fecha, responsable y evidencias (certificados PDF).

Detección de Brechas de Competencias

Identifique fácilmente qué empleados no tienen las competencias requeridas para su puesto. Priorice formaciones necesarias. Matriz de competencias requeridas vs. actuales por puesto.

Reducción de Riesgos

Evite que personal no capacitado realice tareas críticas (soldaduras, análisis químicos, operación de maquinaria peligrosa...). Control estricto: solo pueden acceder a instrucciones de trabajo los puestos autorizados con competencias demostradas.

Flexibilidad Operativa

Polivalencias documentadas: cubra ausencias sin impacto operativo. Identifique rápidamente quién puede sustituir a quién. Planifique rotaciones para mantener competencias activas y evitar dependencia de una sola persona.

Planificación Estratégica de Formación

Detecte necesidades de formación basándose en: brechas de competencias, evaluaciones de desempeño, cambios en procesos, nuevos productos, requisitos legales. Optimice inversión en formación: forme solo lo necesario.

Mejora del Clima Laboral

Empleados ven su desarrollo profesional documentado: competencias adquiridas, formaciones recibidas, evaluaciones positivas. Mejora la motivación y retención del talento. Planes de carrera basados en competencias.

Ahorro de Tiempo en Auditorías

Prepare auditorías ISO en minutos: genere informes de competencias por puesto, listado de formaciones realizadas, matriz de polivalencias. Auditor encuentra todas las evidencias organizadas y accesibles.

Casos de Uso Reales

Situación: Empresa de fabricación de componentes metálicos (80 empleados, ISO 9001). Antes: descripciones de puesto en Word desactualizadas, formaciones registradas en Excel disperso, sin control de competencias, problemas en auditorías por falta de evidencias de capacitación. Cobertura de ausencias caótica: no sabían quién podía sustituir a quién.

Solución con Módulo 21:

  • Estructura organizativa: Definieron 5 secciones (Producción, Calidad, Mantenimiento, Almacén, Administración) y 18 puestos de trabajo: Operario Soldadura, Operario Montaje, Operario CNC, Jefe Producción, Técnico Calidad, Responsable Mantenimiento... Para cada puesto, describieron responsabilidades, competencias requeridas y documentos aplicables (IT-Soldadura, PR-Control Calidad...).
  • Alta de personal: Registraron los 80 empleados: datos personales, puesto actual, fecha de ingreso, titulación, experiencia previa. Adjuntaron CV y certificados de título en PDF. Tiempo: 2 días.
  • Catálogo de competencias: Definieron 25 competencias: Soldadura MIG/MAG (técnica), Programación CNC (técnica), Control de Calidad (técnica), Liderazgo de equipos (general), Trabajo en equipo (general)... Para cada una, 4 niveles de dominio: 1=Básico, 2=Intermedio, 3=Avanzado, 4=Experto.
  • Asignación de competencias a puestos: Puesto "Operario Soldadura" requiere: Soldadura MIG/MAG nivel 3, Lectura de planos nivel 2, Control de calidad nivel 2. Puesto "Operario CNC" requiere: Programación CNC nivel 3, Metrología nivel 3... Así para los 18 puestos.
  • Asignación de competencias a empleados: Para cada uno de los 80 empleados, registraron competencias actuales y nivel de dominio. Ej: Empleado "Juan Pérez" (Operario Soldadura) tiene: Soldadura MIG/MAG nivel 3 (adquirida en formación 2020), Lectura planos nivel 2 (experiencia previa), Control calidad nivel 2 (formación interna 2021).
  • Detección de brechas: Sistema generó informe: 12 empleados no tienen todas las competencias requeridas para su puesto. Ej: Operario "María García" (Operario CNC) le falta "Metrología nivel 3" (actualmente nivel 2). Necesita formación de Metrología Avanzada.
  • Planificación de formaciones: En base a brechas detectadas, planificaron 8 formaciones: 3 internas (Calidad, PRL, Nuevo Proceso), 5 externas (Soldadura Avanzada, Programación CNC, Metrología, Liderazgo, Auditor Interno ISO 9001). Asignaron empleados a cada formación.
  • Realización y registro: Ejecutaron formaciones a lo largo del año. Para cada una: registraron asistentes, realizaron evaluación (examen o práctica), adjuntaron certificados. Actualizaron competencias de empleados: "María García" completó Metrología Avanzada → ahora tiene Metrología nivel 3 → cumple requisitos de su puesto.
  • Polivalencias: Identificaron polivalencias: Operario A (Soldadura) puede hacer Montaje, Operario B (CNC) puede hacer Metrología, Operario C (Montaje) puede hacer Almacén... Matriz de polivalencias: 20 empleados tienen puesto secundario. Cuando Operario Soldadura de baja, Operario A (Montaje polivalente) lo sustituye. Sin impacto productivo.
  • Auditoría ISO 9001: Auditor solicita: "Muéstrame evidencias de que operarios de soldadura están capacitados". Responsable Calidad muestra en pantalla: Puesto "Operario Soldadura" → Competencias requeridas (Soldadura MIG/MAG nivel 3...) → Empleados que ocupan ese puesto (Juan Pérez, Pedro López, Ana Martín) → Para cada uno: competencias actuales (coinciden con requeridas) → Formaciones recibidas (Curso Soldadura MIG/MAG 2020, certificado adjunto) → Evaluación de desempeño (calificación 4/5 en soldadura). Auditor: "Conformidad cláusula 7.2, evidencias completas y trazables".

Resultados tras 1 año:

  • Hallazgos ISO 9001 por competencia del personal: de 3 hallazgos/auditoría a 0 hallazgos.
  • Empleados con brechas de competencias: de 12 a 0 (todos capacitados tras formaciones).
  • Cobertura de ausencias: tiempo de reorganización reducido de 2 horas (antes: buscar quién puede sustituir) a 5 minutos (consulta matriz polivalencias).
  • Tiempo preparación auditoría ISO: de 2 días (buscar papeles de formación) a 1 hora (generar informes automáticos).
  • Satisfacción empleados: 85% (ven su desarrollo profesional documentado, claridad en plan de carrera).

Situación: Laboratorio de análisis químicos (25 empleados, acreditación ISO 17025). Requisito crítico: demostrar que técnicos están capacitados para realizar métodos de ensayo específicos. Antes: carpetas con certificados de formación desorganizadas, sin trazabilidad de quién puede hacer qué análisis, riesgo de pérdida de acreditación.

Solución con Módulo 21:

  • Puestos de trabajo: 5 puestos: Técnico Laboratorio Nivel 1 (análisis básicos), Nivel 2 (análisis intermedios), Analista Senior (todos los métodos), Responsable Técnico (validación métodos), Director Técnico (firma técnica). Cada puesto con competencias requeridas.
  • Competencias técnicas específicas: Definieron 40 competencias técnicas = 40 métodos de ensayo acreditados: ME-23 "Determinación de plomo en aguas por ICP-MS", ME-45 "Determinación de pesticidas por GC-MS", ME-67 "Análisis microbiológico de aguas"... Cada competencia = método de ensayo. Niveles: 1=Observador, 2=Asistente, 3=Operador autónomo, 4=Responsable validación.
  • Asignación de competencias a técnicos: Técnico "Laura Fernández" (Analista Senior): tiene 25 métodos de ensayo a nivel 3 (operador autónomo), adquiridos mediante: formación interna + evaluación práctica + certificado de competencia firmado por Responsable Técnico. Técnico "Carlos Ruiz" (Nivel 1): tiene 8 métodos básicos a nivel 3, no puede realizar métodos complejos (GC-MS, ICP-MS).
  • Formación en nuevos métodos: Laboratorio acredita nuevo método ME-78 "Determinación de PFAS por LC-MS/MS". Necesitan capacitar a 4 técnicos. Proceso: 1) Analista Senior experto (nivel 4) imparte formación interna (5 días). 2) Los 4 técnicos asisten, realizan prácticas. 3) Responsable Técnico evalúa: examen teórico + 3 análisis prácticos supervisados. 4) Si aprueban, emite certificado de competencia (firmado, adjunto PDF). 5) Sistema actualiza: los 4 técnicos ahora tienen competencia ME-78 nivel 3. 6) Ya pueden realizar ese análisis en muestras reales.
  • Control de acceso a métodos: Cuando técnico entra en sistema para registrar un análisis ME-45 (pesticidas GC-MS), sistema verifica: ¿Tiene competencia ME-45 nivel 3? → SÍ → Permite registrar análisis. Si NO → Bloquea acceso, mensaje: "No autorizado para este método, requiere formación". Control estricto de quién puede hacer qué.
  • Auditoría ENAC (acreditación ISO 17025): Auditor ENAC muy exigente. Solicita: "Muéstrame evidencias de que los técnicos que realizaron estos análisis de plomo en aguas (método ME-23) están capacitados". Responsable Técnico muestra en pantalla: Método ME-23 → Técnicos autorizados (Laura Fernández, Pedro Sánchez, Ana Gómez) → Para Laura Fernández: Competencia ME-23 nivel 3 adquirida en formación interna 15/03/2021 → Ver detalles: formación impartida por Analista Senior Dra. López, 3 días de duración, temario completo (preparación de muestras, calibración ICP-MS, análisis, cálculos), evaluación práctica: 3 muestras analizadas con resultados correctos, certificado de competencia firmado por Responsable Técnico adjunto en PDF. Auditor: "¿Los análisis de plomo en aguas del último mes fueron hechos por técnicos autorizados?" → Responsable cruza registros de análisis con competencias de técnicos → 100% de análisis realizados por personal capacitado. Auditor: "Conformidad total, trazabilidad ejemplar". Renovación acreditación sin hallazgos.

Resultados tras 2 años:

  • Hallazgos ENAC por competencia técnica: de 2 hallazgos (análisis por personal no cualificado) a 0 hallazgos.
  • Incidentes resultados erróneos por falta de competencia: de 2 casos/año a 0 casos (control estricto de acceso a métodos).
  • Tiempo formación nuevos técnicos: optimizado (antes: formación desorganizada, 3 meses. Ahora: protocolo claro, 6 semanas).
  • Rotación personal técnico: reducida 40% (técnicos ven su desarrollo profesional documentado, plan de carrera claro).
  • Auditorías ENAC: "Excelente gestión de competencias técnicas, referencia para otros laboratorios".

Situación: Empresa de transporte por carretera (50 conductores, 30 vehículos, algunos ADR para mercancías peligrosas). Necesitan control estricto de formaciones: permisos de conducir, CAP (Certificado de Aptitud Profesional), ADR (mercancías peligrosas), tacógrafo, seguridad vial, primeros auxilios... Renovaciones cada 5 años (CAP, ADR). Antes: Excel caótico, caducidades no detectadas, riesgo de sanciones.

Solución con Módulo 21:

  • Puestos de trabajo: 4 puestos: Conductor Vehículo Ligero (furgonetas), Conductor Vehículo Pesado (camiones), Conductor ADR (mercancías peligrosas), Jefe de Tráfico. Cada puesto con competencias requeridas.
  • Competencias obligatorias: Definieron competencias = certificaciones legales: Permiso conducir C (camiones), Permiso conducir C+E (camión + remolque), CAP Mercancías (renovación cada 5 años), ADR Básico (renovación cada 5 años), ADR Cisternas (renovación cada 5 años), Tacógrafo Digital, Carga y estiba, Primeros auxilios en carretera, Conducción eficiente. Cada competencia tiene fecha de caducidad.
  • Alta de conductores: Registraron 50 conductores: datos personales, puesto, fecha ingreso, permiso de conducir (tipo, fecha caducidad), CAP (fecha obtención, fecha caducidad), ADR (si aplica, fecha caducidad). Adjuntaron escáneres de certificados. Sistema calcula automáticamente fecha de renovación (CAP caduca en 5 años desde obtención).
  • Alertas automáticas de caducidad: Sistema envía email 3 meses antes de caducidad: "El CAP del conductor Juan Pérez caduca el 15/11/2024, planificar curso de renovación". Jefe de Tráfico recibe alertas, planifica cursos de renovación. Evita caducidades no detectadas (antes: 2-3 casos/año de conductores con CAP caducado = sanción de Tráfico).
  • Polivalencias de conductores: Identificaron polivalencias: Conductor A (puesto primario: Vehículo Pesado) tiene también permiso C+E y ADR → puede conducir camión con remolque y mercancías peligrosas. Conductor B (puesto primario: Vehículo Ligero) solo tiene permiso B → no puede conducir camiones. Matriz de polivalencias: 20 conductores con ADR, 30 sin ADR. Cuando necesitan transporte ADR urgente, consultan matriz → identifican conductores disponibles con ADR válido.
  • Formación continua: Cada año, planifican formaciones: Conducción eficiente (ahorro combustible), Seguridad vial (prevención accidentes), Carga y estiba (evitar daños mercancía), Primeros auxilios. Registran asistentes, adjuntan certificados, actualizan competencias. Trazabilidad total: qué conductor recibió qué formación y cuándo.
  • Inspección de Tráfico: Inspector solicita: "Muéstrame los CAP de todos los conductores, quiero verificar que están en vigor". Jefe de Tráfico genera informe en 2 minutos: tabla con 50 conductores, nº CAP, fecha obtención, fecha caducidad, estado (vigente/caducado). Inspector verifica: 50 conductores con CAP vigente, 0 caducados. Solicita ver certificado de 3 conductores al azar: sistema muestra escaneos adjuntos. Inspector: "Conformidad, documentación en orden". Sin sanciones.

Resultados tras 18 meses:

  • Caducidades CAP/ADR no detectadas: de 2-3 casos/año (con sanción de Tráfico 1.001-2.000€) a 0 casos (alertas automáticas).
  • Sanciones Inspección Trabajo/Tráfico: de 2 sanciones/año a 0 sanciones.
  • Tiempo preparación inspección: de 1 día (buscar papeles) a 15 minutos (generar informe).
  • Gestión de polivalencias: tiempo asignación conductor ADR reducido de 30 minutos (llamar, preguntar) a 2 minutos (consultar matriz).
  • Satisfacción conductores: 80% (claridad en renovaciones, recordatorios automáticos).

Integración con ISORGA

El Módulo 21 se integra con otros módulos para una gestión completa:

Módulo 13: Documentos

Vincule documentos (procedimientos, instrucciones de trabajo) con puestos de trabajo. Control de acceso: solo empleados de puestos autorizados pueden ver/descargar documentos aplicables a sus tareas.

Módulo 10: Riesgos

Vincule evaluaciones de riesgos laborales con puestos de trabajo. Identifique riesgos específicos de cada puesto. Planifique formaciones PRL (prevención de riesgos laborales) según riesgos detectados.

Módulo 4: Equipos

Vincule equipos/máquinas con puestos de trabajo que los manejan. Registre formaciones en uso de equipos específicos (carretilla elevadora, puente grúa, CNC...). Control de acceso a equipos críticos.

Módulo 6: Auditorías

Registre auditorías de competencias del personal (ISO 9001 cláusula 7.2). Identifique hallazgos: personal sin formación adecuada, brechas de competencias. Vincule acciones correctivas con planificación de formaciones.

Módulo 12: Objetivos e Indicadores

Defina objetivos de formación: % empleados capacitados en nuevos procesos, nº horas formación/empleado/año, índice de polivalencias... Mida indicadores: horas formación realizadas, empleados con competencias completas, tasa de éxito en evaluaciones.

Módulo 0: Usuarios y Centros

Integración con usuarios del sistema: cada empleado registrado en Módulo 21 puede tener acceso al sistema ISORGA según su puesto. Permisos de acceso a módulos según responsabilidades del puesto.

¿Listo para Gestionar el Talento de su Organización?

Describa puestos, registre formaciones, evalúe competencias y cumpla ISO 9001 cláusula 7.2 con evidencias completas y trazabilidad total.

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